в ,

Почему управление рабочими процессами важно для успеха в бизнесе

Мир существенно изменился благодаря технологиям

Почему управление рабочими процессами важно для успеха в бизнесе

Для управления рабочими процессами требуется надежная стратегия, чтобы обеспечить непрерывность бизнеса, в условиях сегодняшнего рынка.

Рассмотрим Uber, Google или Amazon. Они предоставляют стандартные услуги одним нажатием кнопки, и все работает как часы, без каких-либо электронных писем или звонков. Нет долгих встреч или усилий по согласованию деталей. Это помогает этим компаниям больше сосредоточиться на своем стратегическом росте, на том какие рекламные акции проводить, какие рынки расширять и т. д.

Работает ли ваш бизнес с такой же легкостью и плавностью? Предположим, ваша компания должна была отправить электронное письмо потенциальному клиенту о том, насколько ваш продукт соответствует требованиям. Но они сорвали сроки, и вы потеряли сделку с предприятием. Теперь вы хотите убедиться, что это больше не повторится. Однако с привлечением специалистов по маркетингу, инжинирингу и юристов, а также с многочисленными цепочками писем и беседами в чате вы не уверены, кто отвечал за его отправку, и не можете точно определить, почему произошла задержка.

Значительный объем работы, выполняемой в любой организации, включает многократное выполнение последовательности шагов: утверждение документов, привлечение клиентов и управление покупками и дебиторской задолженностью. Распределенные команды, работающие с несколькими инструментами, участвуют на разных этапах этих процессов, и конечным результатом является организационная разобщенность и хаос.

Автоматизация таких рутинных бизнес-процессов и стандартных рабочих процедур поможет оптимизировать повседневные операции, сократить время выполнения работ и повысить прозрачность узких мест в процессе. Это поможет освободить сотрудников от «напряженной работы» и вместо этого позволит им больше сосредоточиться на значимой задачи и стратегическом росте. И это может значительно упростить процессы взаимодействия в вашей фирме, даже если все ваши сотрудники не могут физически присутствовать на общем рабочем месте.

Содержание скрыть

7 советов по созданию эффективного рабочего процесса для вашей команды

Неадекватный рабочий процесс приведет только к неэффективным результатам. Хороший, с другой стороны, обеспечивает последовательность и более быстрый ответ на запросы. Ниже приведены несколько важных советов по созданию эффективных рабочих процессов, которые могут работать на вас. Это не жесткие и быстрые правила, и их можно изменить в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Определите границы

Определите начальную и конечную точки выбранного вами процесса. Например, запросы на командировку начинаются, когда сотрудник запрашивает командировку и заканчиваются, когда командировка завершена и подсчитываются расходы. Однако это не единственный случай и он также может закончиться, если менеджер отклонит заявку или если поездка будет отменена. Важно понимать, какими способами можно запустить процесс и каковы его результаты.

Разбейте существующие процессы

Как только вы определили границы, работайте над разбивкой процесса на отдельные этапы. Узнайте, что необходимо сделать на каждом этапе и какая информация требуется для выполнения этих действий.

Следует ли отделу закупок ждать, пока финансовый отдел одобрит расходы, превышающие определенную сумму? Какая информация и документы о кандидате необходимы HR для завершения проверки биографических данных? Обсудите с участвующими командами и поймите, как этот процесс происходит в настоящее время.

Определите вспомогательные рабочие процессы, параллели и циклы.

Подготовка маркетинговых материалов это более линейный процесс, с возможностью обмена между ними на стадии проверки. Между тем, настройка учетных записей, фоновая проверка и предоставление оборудования выполняются параллельно несколькими командами при приеме на работу сотрудника.

Точно так же бывают случаи, когда конкретный шаг может потребовать отдельного рабочего процесса для себя. Например, проверка поставщика при обработке запроса на закупку, сама по себе может представлять небольшой рабочий процесс. Проанализируйте, существуют ли такие циклы и вспомогательные рабочие процессы. Определите, нужно ли завершить конкретную задачу перед переходом к следующей или можно выполнить несколько задач одновременно.

Выявление пробелов, недостатков и дубликатов.

Итак, как только вы изложите свой текущий рабочий процесс на бумаге, определите где кроются проблемы. Лучший способ сделать это провести мозговой штурм с заинтересованными сторонами и понять процесс с их точки зрения.

Сотрудники выполняющие работу, могут объяснить какая часть процесса доставляет им хлопоты. Может им трудно получить нужную информацию, когда им это нужно. Также могут быть некоторые ненужные шаги, которые не добавляют эффективности. Работайте над решением этих проблем при изменении рабочего процесса.

Дополнительным преимуществом такого мозгового штурма является то, что когда у вас есть измененная версия рабочего процесса, заинтересованность сотрудников может восприниматься как должное. Учитывая, что они потратили много времени на то, чтобы помочь сформировать процесс, ваша команда будет более чем счастлива провести пробные прогоны для улучшения рабочего процесса.

По возможности автоматизируйте

Вам нужно уведомлять менеджеров для утверждения запросов? Хотите ли вы автоматически запускать процесс адаптации клиентов каждый раз, когда в вашей CRM закрывается новая сделка? Можете ли вы динамически распределять задачи по командам? Выявите такие части рабочего процесса и автоматизируйте их.

Определите роли и обязанности

После определения шагов процесса четко определите, кто будет владельцем процесса и кто будет нести ответственность за каждый шаг. Например, в то время как маркетолог будет владеть процессом публикации маркетингового материала несколько команд, включая дизайн, анимацию и редакцию, могут нести ответственность за отдельные этапы рабочего процесса.

Анализируйте и улучшайте

После того, как вы четко изложили все, что влечет за собой ваш рабочий процесс, выполните несколько пробных прогонов и перегруппируйтесь, чтобы оценить. Что хорошо работает? Что-то замедляет процесс? Стоит ли менять порядок шагов? Внесите необходимые изменения, запустите и оцените еще раз.

Не существует единственного правильного способа построить рабочий процесс, и то, что работает для одного бизнеса, не должно работать для другого. Найдите то, что лучше всего работает для вас и ваших команд, периодически просматривайте и убедитесь, что ваши рабочие процессы соответствуют интересам вашей компании.

Программное обеспечение для управления рабочим процессом

Документирование рабочих процессов, это только первый шаг. Оцифровка ваших повседневных процессов с помощью систем управления рабочими процессами заменяет бумажные ящики и гарантирует, что вы будете управлять организацией без задержек.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает автоматизировать повторяющиеся рабочие процессы, выполнять их с соблюдением нормативных требований и проверок, а также оптимизирует процессы для достижения лучших результатов. Ниже приведены возможности любой системы управления рабочим процессом.

Оцифруйте роли и обязанности

Системы управления рабочим процессом могут помочь смоделировать все этапы процесса в режиме онлайн, а также указать, кто за каждый этап отвечает и что им следует делать.

Автоматизировать решения

Процесс путешествия может протекать по-разному, в зависимости от того, требуется ли виза. Процесс приема на работу может быть закрыт, если кандидат не отвечает на звонки и электронные письма в течение пары недель. Системы документооборота автоматизируют такие решения, а также оставляют место для принятия решений сотрудниками, когда это необходимо.

Автоматизировать действия

Команда дизайнеров должна быть уведомлена, когда маркетолог закончит писать содержание информационного бюллетеня. Инвентарь должен обновляться автоматически после предоставления оборудования новому сотруднику.

Контекстная расширяемость

Все команды работают с множеством инструментов для выполнения своей работы. Системы управления рабочим процессом могут помочь подключиться к этим сторонним приложениям для передачи и извлечения данных при необходимости.

Содействовать сотрудничеству

Инструменты управления рабочими процессами гарантируют, что каждый имеет доступ к необходимым данным, когда они им нужны. У них также есть функции для защиты конфиденциальных данных.

Оптимизация

Процесс занимает слишком много времени? Работа задерживается из-за рабочего процесса или из-за вовлеченных людей? В хороших системах управления есть специальный модуль динамической отчетности, который помогает создавать персонализированные отчеты.

8 преимуществ программных решений для управления рабочим процессом

Наиболее ощутимые преимущества систем управления рабочими процессами — это сокращение времени цикла обычных процессов и снижение затрат.

Сократить эксплуатационные расходы

Все ваши рабочие процессы отображаются онлайн в системах управления рабочими процессами, кто отвечает за каждый шаг, и что они должны делать. Системы также помогают автоматизировать решения, исключения, уведомления и те части вашего процесса, которые не требуют ручного вмешательства. Это помогает свести к минимуму человеческие ошибки, сократить время выполнения ваших повседневных операций и в свою очередь, сократить расходы.

Улучшенная подотчетность

Позволяя назначать нужные задачи нужным людям, системы управления рабочим процессом обеспечивают улучшенную подотчетность.

Лучшая прозрачность

Системы управления помогают вашим сотрудникам знать, что именно они должны делать и когда. Ваши команды могут получить доступ к текущим данным, когда им это нужно, избегая препятствий при общении. Эти системы рабочих процессов позволяют предприятиям контролировать доступ к данным на основе ролей, обеспечивая тем самым лучшую прозрачность, а также обеспечивая безопасность и конфиденциальность данных.

Обеспечить соблюдение процесса

Поскольку весь процесс отображается в режиме онлайн, соблюдение требований является гарантированным преимуществом систем управления рабочим процессом. Невозможно пропустить шаг, отправить электронное письмо не тому человеку или раскрыть конфиденциальную информацию. Эти системы также хранят историю всех действий, обеспечивая тем самым готовность к аудиту.

Безупречное сотрудничество

Благодаря предупреждениям, уведомлениям и автоматизированным инструментам, помогают различным командам эффективно сотрудничать на единой платформе и работать эффективно. Хорошие продукты для рабочих процессов также доступны на разных устройствах, что позволяет получать доступ к процессам на ходу.

Оптимизированные процессы

Анализ отчетов и диаграмм процессов помогает выявить узкие места, аномалии, а также области, требующие улучшения. Углубленный анализ может помочь понять, нужно ли изменять рабочие процессы или нужно лучше обучать ваши команды. Принятие необходимых мер может привести к улучшению операционных KPI.

Легкое управление изменениями

Бизнес-процессы продолжают развиваться. Политики могут изменить риторику, практика соблюдения требований может измениться или возможно, новый менеджер просто захочет попробовать что-то другое. Важно быстро реагировать на меняющиеся рыночные возможности и проблемы. Гибкие системы рабочих процессов помогают предприятиям легко вносить такие изменения в свои процессы, а также помогают понять влияние на их прибыльность.

Удобнее работать из дома

Мир каким мы его знаем, смещается в сторону того, как мы работаем а не того, где мы работаем. По мере того, как команды осваивают новые методы работы, программное обеспечение для управления рабочими процессами обеспечивает эффективное командное сотрудничество независимо от местонахождения. Помогает организовать удаленную работу в структурированном виде, повышая производительность при меньших затратах.

Итог

Эффективный процесс поможет свести к минимуму ошибки, устранить дублирование и повысить производительность. Хорошее программное обеспечение или сервисы для управления рабочими процессами могут помочь добиться этого со скоростью, масштабируемостью и гибкостью.

Проголосуйте:

28 баллов
За Против